A lo largo de la presenta cápsula se entenderán varios conceptos relacionados sobre todo con el seguimiento de acciones a realizar en el sistema, tanto para labores comerciales como para auditorías.

Se comienza revisando la parametrización que el sistema propone para entidades relacionadas con el seguimiento comercial y a partir de ello se aprenderá a configurar unidades o equipos de venta, para asignar a los empleados en relación con la asignación de responsabilidades. Se continuará viendo la configuración de consultas que propone el sistema para identificar fácilmente las estadísticas de gestión comercial.

Para finalizar la cápsula se verán dos entidades que pertenecen a la home principal, pero que tienen impacto directo en el módulo de Ventas y Marketing, como son la configuración de las Actividades o los Casos, siendo las actividades más focalizadas en acciones comerciales y los Casos a la configuración de controles internos o auditorías.

Como se explicó en el curso de adquisición y abastecimiento, existen multitud de tipologías de flujos de trabajo que pueden ser configuradas en AX 2012 R3, prácticamente en casi todos sus módulos.

Desde esta cápsula el ejemplo que se explicará será llevado a cabo en las revisiones de las solicitudes de compra, ya que la configuración de los nodos y estructura será idéntica para todo el programa.

En Ventas y Marketing solo se tiene la posibilidad de configurar un tipo de workflow, basado en la devolución a clientes, pero tanto los condicionantes para parametrizar el flujo de trabajo como sus opciones (configuración básica, acciones automáticas, notificaciones y avanzado) son siempre las mismas.

Esta cápsula estará focalizada a entender correctamente como AX 2012 R3 nos permite parametrizar tanto acuerdos comerciales como acuerdos de compra por proveedor o cliente.

En relación a los acuerdos comerciales entenderemos como hacer uso de los grupos de precio/descuento destinados a este cometido, abarcando la definición de precios específicos, descuentos de línea, multilínea y descuentos totales. Utilizaremos los diarios de acuerdos/precio descuento y aprenderemos a editarlos y modificarlos desde la sección de Diarios o directamente desde la propia entidad del cliente o proveedor. Si os dais cuenta hablo tanto de clientes como de proveedores, puesto que este tipo de diario es compartido para ambas entidades, por tanto entendiendo la lógica en un módulo nos servirá para el otro.

En relación a los acuerdos de venta tendrá exactamente la misma funcionalidad que los acuerdos de compra, aprenderemos cómo generarlos y a partir de este tipo de entidad crearemos pedidos parciales asociados al mismo, de tal manera que se pueda ir controlando las ventas parciales solicitadas a dicho acuerdo de venta con el cliente.

AX 2012 R3 permite la generación de posibles clientes interesados en nuestros servicios o productos a través de la creación de un cliente potencial. A través de esta cápsula se identificará la creación de un nuevo cliente potencial y se revisarán los datos que el sistema requiere para su creación. A pesar de ello se podrán configurar diferentes etapas a cubrir, por el responsable de dicho prospecto, como se verá a través del proceso de habilitación e incluso se podrán configurar actividades asociadas a la consecución de la cuenta.

Cuando se crea un cliente potencial, se crea de forma inmediata un cliente prospecto, de tal manera que se pueda hacer un mayor seguimiento e incluso presentar un presupuesto u oferta para que pueda ser revisada. Obviamente la creación de un cliente prospecto requerirá de mayor información, puesto que es el paso previo para la conversión a cliente.

AX 2012 permite mediante la parametrización convertir tanto el cliente potencial como prospecto en cliente final, sin necesidad de que haya ninguna aprobación de oferta o presupuesto.

A lo largo de esta cápsula el esfuerzo estará focalizado en entender 2 entidades muy utilizadas dentro del mundo CRM.

En primer lugar hay que entender cómo se configuran las oportunidades de venta y así reforzar conocimientos de otros conceptos, como son la asociación de actividades a la propia oportunidad o incluso asignar contactos comerciales.

En segundo lugar se verá también la posibilidad de asignar competidores, con los que la entidad se enfrentará en la oportunidad, asignándoles la misma información de fase, probabilidad, pronóstico, motivo y proceso de ventas requerido.

La oportunidad puede generar directamente la cabecera de un presupuesto de venta, y por tanto se verán las posibilidades que el sistema ofrece para llevar a cabo la creación de dicho presupuesto de venta con un cliente prospecto o un cliente ya existente.

El fin de toda oferta será conseguir un nuevo cliente y la generación automática de un pedido de venta.

A través de esta cápsula se entenderá el proceso lógico que AX 2012 R3 tiene configurado para la gestión del proceso de ventas. Se identifican las diferentes opciones por las cuales se pueden generar pedidos de ventas, ya sean desde presupuestos de ventas, ventas directas o manualmente.

Se aprenderá cómo interpretar la información tanto a nivel de cabecera como de líneas, entendiendo el procedimiento que se gestiona para llevar a cabo la confirmación, la generación de lista de selección o picking, el registro de la lista de selección y el posterior registro de la contabilización de la recepción de producto (o también llamado albarán).

Se hará una pequeña explicación sobre cómo seleccionar mercancía para hacer la Picking con unas dimensiones de seguimiento específicas, aunque todos estos conceptos serán reforzados cuando se vea el curso sobre Gestión del inventario.

La cápsula finalizará con el propio registro de una factura manual, aunque en muchas ocasiones este proceso será configurado en AX a través de la funcionalidad “lotes”, para que se lleve a cabo una facturación automática basada en criterios (por ejemplo todo lo que se encuentre en estado recibido todas las noches).

Esta cápsula tendrá un fin u objetivo muy sencillo, y será entender fácilmente como vincular un cobro anticipado con un pedido de venta.

A través de esta sección se reforzarán conceptos relacionados con los Nombres de Diarios, los diarios de pagos/cobros, los perfiles de contabilización y los juegos que se pueden llevar a cabo con las transacciones abiertas de los clientes.

El objetivo principal será entender que para cubrir anticipos de clientes y vincularlo a las facturas, se podrá llevar a cabo tanto de forma anticipada en el pedido de venta como a posteriori con las transacciones de cliente.

En AX 2012 R3, se ubica la funcionalidad para configurar Acuerdos de devolución con los clientes como vimos en proveedores, de tal manera que se pueden preestablecer criterios para conceder pagos o créditos, en base a acuerdos por importe o cantidad.

Se verá de forma rápida las entidades que componen el acuerdo de devolución aunque el foco principal de esta cápsula será dominar la gestión de los pedidos de devolución de clientes, cómo configurar los códigos de disposición, junto con los motivos de devolución, y entender el proceso de registro para llevar a cabo la devolución física, en caso que proceda.

La cápsula finalizará con el pertinente registro de la factura rectificativa, revisando el juego transaccional que hizo el sistema en las transacciones abiertas y cerradas del propio cliente.

Los artículos adicionales nos permitirán parametrizar, tanto a nivel de grupo de clientes como de grupo de artículos, promociones que puedan ser establecidas en la compañía, es el mismo concepto que se vio en el módulo de adquisición y abastecimiento. No confundir con los productos alternativos, ni con la funcionalidad venta vertical o venta cruzada.

A través de esta cápsula seremos capaces de configurar estas agrupaciones y asignarlas donde proceda, para que mediante un ejemplo real con un pedido de venta sea posible vender unas unidades concretas de un producto, y el sistema permita añadir nuevas líneas ya sea opcionales, obligatorias o gratuitas, por ejemplo si vendes 100 unidades del artículo A, te regalamos 5 unidades de artículo B.

AX 2012 R3 permite configurar la gestión de las comisiones a tres niveles, por un lado se podrán identificar a nivel de clientes, por otro lado podrá ser configurado a nivel de los artículos, y por último tendremos la posibilidad de asignar a los empleados o comerciales para que puedan beneficiarse de dichas comisiones.

A lo largo de esta cápsula se identifica el impacto que esta parametrización tiene en el sistema, ya sea a nivel contable o a través de la comprensión de los campos que afectan al cálculo de la comisión (comisión basada en el descuento, si es calculado antes del descuento de línea o después, o posterior al descuento total, si se aplica el % sobre ingresos o margen).

Al final, el objetivo será entender cómo el sistema se comporta contable y transaccionalmente cuando existen comisiones de ventas.

Esta cápsula estará muy focalizada a un proceso puramente comercial, como es la gestión, creación, edición y mantenimiento de una nueva campaña comercial. AX 2012 R3, a pesar de ser un ERP, contiene funcionalidad para cubrir escenarios CRM, como es este caso, y es por ello que se repasaran las entidades que componen las campañas (veremos los grupos, procesos, target, tipos de campañas etc.).

La campaña se complementará con la capacidad de entender la creación de las listas de mailing, buscando el público objetivo al que se quiere dirigir, e incluso creando listas de llamadas asignadas a cada target que participe en la campaña. También se podrá identificar que cada llamada podrá ser distribuida a diferentes empleados, de tal manera que se pueda hacer un seguimiento detallado de cada una de estas acciones (asociando por ejemplo cuestionarios o actividades).

Las campañas se crean como parte del proceso empresarial de marketing. Al crear una campaña, también se crean subcampañas para los objetivos, los propietarios o las fechas de la campaña.