A continuación, veremos todos los Flujos de trabajo o Workflows que tienen relación con los gastos de viaje.

Aunque los flujos de trabajo son funcionalidad estándar del sistema, sí es cierto que en el Módulo de gastos de viaje tienen propiedades específicas que vamos a revisar.

En esta cápsula trataremos todo lo que significa políticas de gastos de viaje o lo que en el sistema se denomina Directivas, tanto referentes a los gastos de viaje como a los pedidos de viaje.

Las directivas nos van a servir para controlar qué gastos de viaje, o qué pedidos de viaje, se pueden realizar en base a unas políticas gestionadas por la compañía.

En la siguiente cápsula vamos a empezar por el primer paso del proceso de gastos de viaje que, aunque es opcional, si se utiliza, siempre va a ser el inicio, se trata de los Pedidos de viaje.

El pedido de viaje es aquella solicitud que el trabajador hace antes de realizar un viaje, para que la empresa le autorice ese viaje, y le asigne una cantidad determinada de dinero que pueda gastar siguiendo una serie de directivas, vistas en la cápsula anterior, que se pueden cumplir o no.

A partir de ahí, en la siguiente cápsula, veremos cómo encajar los gastos de viaje con el pedido de viaje.

Ahora veremos todo el proceso de Gestión de gastos de viaje en sí mismo, lo que es la introducción del gasto, desde las diferentes maneras que existen en el sistema, hasta llegar a la aprobación y pago de estos gastos de viaje.

Esta es la cápsula más larga y completa del curso, porque revisaremos el proceso entero analizando las alternativas que nos da el sistema, a falta de replicar el proceso en la aplicación móvil que veremos más adelante.

En esta cápsula vamos a ver la introducción de Recibos, aquellos tickets o resguardo de gastos que tenemos que introducir en el sistema a nivel electrónico, que después podremos o no adjuntar en papel.

El sistema nos da la opción de escanear esos tickets, o hacer una fotografía mediante la aplicación móvil, para subirlos al ERP.

Revisaremos la configuración y desde cuantos puntos del sistema podemos introducir los recibos de gastos de viaje, y que funcionalidad nos aporta el sistema para automatizar esta subida o gestión de recibos.

En la siguiente cápsula utilizaremos la Aplicación móvil para realizar la gestión de gastos de viaje.

Aunque todos los pasos del proceso ya los hemos visto en el ERP, sí es cierto que existen ciertas particularidades, no solo a nivel de despliegue, sino también de gestión, que debemos analizar directamente en la aplicación móvil.

Por lo tanto, vamos a revisar cómo funciona el proceso en el dispositivo móvil, en este caso un Smartphone.

En la última cápsula del curso vamos a tratar el Registro del gasto de viaje, es decir, el reflejo contable que tiene ese gasto, y finalmente vamos a analizar toda la información que nos ha aportado ese registro contable directamente en Power BI, como un ejemplo de lo que podemos hacer en este aplicativo externo.

Recordemos que, aunque el ERP nos permite trabajar con ciertas entidades de gastos de viaje, a día de hoy no existe ningún Cuadro de mando estándar de gastos de viaje en Dynamics 365, y por lo tanto, vamos a explicar cómo se puede montar uno de forma sencilla utilizando Power BI.